マイナンバー 中小企業への特例措置について
2月も下旬、確定申告の時期ですが、皆様の会社ではマイナンバー制度対策はされていますでしょうか。
そろそろどの企業様も必要に迫られるようになってきました。ここでは中小企業様への特例措置をお話します。
小さな事業者様の負担が減ります。
中小事業者に対しては特例があります
前回、マイナンバー制度の安全管理措置について説明しました。
▼前回の記事はこちらです
マイナンバー、安全管理の措置を行おう！
一部「必須ではない」という項目があるものの、これをお読みになった方で「これは大変だな…」とお感じの方は少なくないと思います。
マイナンバーの導入には前提となる知識とスケジュールの作成、漏れのないように管理するための資料や、実際に運用する際の膨大な書類や手順書、そして各担当者様に必要な知識やスキル、従業員への教育指導までが求められます。
大企業ならまだしも規模がそれほど大きくない事業者様には、これらが大変な負担になるのは間違いありません。
そこで中小事業者様は、安全管理措置の一部が緩和される特例措置を受けることができます。
特例措置の対象となる事業者様
- 従業員が100名以下である
- 金融分野以外の事業者である※
- 個人情報取扱事業者ではない
- 個人番号利用実施者ではない
※金融庁「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」第1条第1項に定義される金融分野。
各安全管理の措置について
組織的安全管理措置
マイナンバーに関する事務各担当者の役割分担や、情報漏洩時の連絡体制の構築の義務は免除されます。
取扱規程に基づく運用は、個々の利用状況の確認についての記録を残す義務は免除されます。
人的安全管理措置
特例措置はありません。
物理的安全管理措置
紙で持ち出す場合は封が、電子データで持ち出す場合はパスワードがなされていれば良い。（データの暗号化は必須ではない）
マイナンバーを含む情報の削除、廃棄については、閲覧できないように（例えばシュレッダーなどで）廃棄されていれば良い。焼却、溶解等の措置は必須ではありません。
技術的安全措置
アクセス権限を持つ者やアクセス可能な情報などの制限は必須ではありません。また認証方法は、磁気カードやICカードを用いる必要はありません。
マイナンバーを含む情報のファイルの取り扱い者やその機器を限定する必要はありません。
特例措置があるのは安全管理だけです
特例措置で、だいぶ緩和されたように見えますね。でも特例措置はあくまで安全管理の手間や負担を減らすためのものです。ですので「義務ではない」けれど「本当はやっておいたほうが良い」という部分はたくさんあります。
より効率的な資料の作成、運用には専門家に相談することが一番早く正確で、場合によってはコスト減にもつながります。顧問弁護士がいる場合は、顧問弁護士に相談してみて下さい。
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