従業員のマイナンバー、取得から廃棄までの流れ

今年1月からマイナンバー制度が導入されました。皆様の会社では、すでに体制が出来上がっているでしょうか。

比較的規模が小さい企業様ですとまだ対応されていないところもあるかと思いますので、まずは「取得から廃棄まで」の流れをご説明したいと思います。


マイナンバー取得から廃棄までの流れのイメージ図

正しい知識でしっかり管理!

企業様(民間事業者)は、すべての従業員のマイナンバーを、以下の流れで管理する義務があります。

マイナンバーの取得

今年1月に利用が開始されましたが、どうしてもいますぐ取得しなければならないというわけではありません。
しかし、マイナンバーを記載する必要がある各帳票などを行政機関に提出するまでには体制を整え、取得しておきましょう。

利用目的の明示

マイナンバーは、税金や社会保障などの行政機関に提出する書類のみに使用します。このような場合以外は一切利用しないということを、マイナンバーを提供する従業員に明示(通知、または公表)する必要があります。

また、この利用目的は後から追加したり無断で改変することはできませんので、書式などはきちんと整えておきましょう。

本人確認

マイナンバーは重要な個人情報であるため、絶対に他人がなりすまして情報を提供するようなことがあってはなりません。ですので、本人確認は厳格に行いましょう。原則として、

  • 個人番号カード(番号確認と身元確認)
  • 通知カード(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
  • 個人番号の記載された住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証など(身元確認)

上記いずれかの方法で確認をします。

※これらの方法がいずれも難しい場合は、別の本人確認の方法も認められています。

マイナンバーの利用

上で説明した通り、マイナンバーは非常に重要な個人情報ですので、民間事業者がマイナンバーを利用できるのは個人番号関連事務に限られています。

  • 健康保険、厚生年金保険
  • 雇用保険
  • 税関連

などであり、その利用範囲も法令で定められています。仮に本人の同意や希望があったとしても、この利用範囲を超えることは絶対にできません。例えば従業員の番号にマイナンバーを使うなどということは禁じられていますので、気を付けましょう。

ただし、

  • 大きな災害が発生した
  • 生命や身体を保護する必要がある

といった時に、例外的にその範囲を超えて利用できる場合があります。

マイナンバーの保管

マイナンバーの保管は、個人番号関連事務処理をし続ける場合に限り、保管し続けることができます。

マイナンバーの破棄

雇用契約が終了した従業員のマイナンバー情報は、法令で定められた保存期間を過ぎたら速やかに破棄、もしくは削除する必要があります。

ただし、破棄できない書類などの場合は、マイナンバーの部分が復元できない程度に塗りつぶしたり、削除してください。

法令に則って正しく管理しましょう

事業者様にとっては初めての試みですので、このマイナンバー制度の導入には戸惑う部分もあるかと思いますが、法令を遵守し、正しく行う必要があります。

茨城県の法律事務所DUONは多くの地元企業様のお手伝いをさせて頂いており、マイナンバーについての説明会なども行っておりますので、お困りの際は、どうぞお気軽にお問い合わせください。

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